Vijf minuten dagstart: kleine moeite, veel meer overzicht

In vijf minuten ’s morgens samen de komende werkdag doornemen. En aan het einde van de dag kort terugblikken op de gemaakte werkuren. Het team van huisartsenpraktijk Odedokter in Rotterdam werkt al vijf jaar naar volle tevredenheid met zo’n dagstart en dagstop. “Planning en taken zijn veel overzichtelijker en ook de teamspirit vaart er wel bij.”

Als het aantal medewerkers in de praktijk toeneemt, kan het lastig zijn om het overzicht op planning, taken en werkzaamheden te behouden. Dat merkten de medewerkers van de Rotterdamse huisartsenpraktijk Odedokter zo’n vijf jaar geleden bij de groei van hun team. “Het werkt niet zo efficiënt als je in je praktijk moet zoeken in welke kamers je collega’s werken of als je niet weet welke rol ze die dag vervullen,” vertelt huisarts Monique Snijder-Levin. “Toen we merkten dat we meer behoefte hadden aan grip en betere communicatie, zijn we gestart met de dagstart, heel basic met een whiteboard in het backoffice waar de assistenten werkzaam zijn. Op dit bord is een aantal vakken standaard ingedeeld en ingevuld. Bij dat bord komt het team van de dag ’s morgens om kwart voor acht kort samen om met elkaar de dag door te nemen. Dat neemt vijf minuten in beslag en maakt direct duidelijk wat men die komende dag in de praktijk kan verwachten.”

Wie doet wat en waar?

Wat staat er zoal op het bord? “We kijken eerst naar ‘wie is er vandaag aanwezig’ en ‘waar is iedereen werkzaam’. Bij artsen en assistenten staat vermeld welke rol zij die dag vervullen: regiearts, visites rijden, spreekuur draaien of balie, spreekuur of telefoondienst,” legt POH somatiek Sanne Kramers uit. “Dan kijken we naar de bijzonderheden van de dag. Is de diëtiste aanwezig? Staat er een overleg gepland? Heeft er iemand dienst of hebben de POH’ers looprecept? Het staat op het bord genoteerd.

Ook de bijzonderheden van de week hebben een plek, denk aan een training of een tekort aan assistentes. Zo zien we ook waar mogelijke knelpunten ontstaan en kunnen we snel anticiperen. Ons team bestaat inmiddels uit achttien medewerkers, die niet allemaal elke dag aanwezig zijn. Maar door standaard de dag te beginnen met de dagstart, hebben ze wel meteen een duidelijk overzicht van de werkdag.”

Efficiënt

“Voor het werken met een dagstart bestaan allerlei formats, voor ons volstaat het basic bord,” zegt Monique. “We laten het bord ook meegroeien met onze praktijk. Zo hadden we tijdens de eerste covid-periode een groter vak voor covid, een half jaar hebben we een aandachtspunt van de week toegevoegd. Dat kan tijdelijk niet-leverbare medicatie zijn of een advies betreffende het type patiënten dat bij voorkeur geplaatst kan worden bij de twee hio’s in de praktijk. Over het invullen van het bord bestaan geen vaste taakafspraken, elk teamlid kan punten noteren. Deze aanpak werkt zeer efficiënt. We hebben ook veel minder lange vergaderingen, alles is al in het moment besproken.”

Ingebakken

De dagstart bevalt zo goed, dat het team tevens een vijf minuten durende dagstop heeft ingesteld. Monique: “En ook voor de lunch komen we bij elkaar voor een evaluatiemoment, om te bespreken of er nog actuele ontwikkelingen zijn.  Dan kunnen we makkelijk in vijf minuten bepalen wat er wellicht voor de middag moet worden aangepast. Samen om kwart voor vijf kort de dag afronden is eveneens waardevol. Soms gebeurt er iets heftigs, dan kun je dat met elkaar delen.”

Sanne: “Of er is iets gepasseerd dat voor het team van de volgende dag relevant is om te weten. Zoiets noteren we dan op het whiteboard. Dat alles kost geen moeite, die drie momenten zitten helemaal in onze werkwijze ingebakken.”

Monique tot slot: “Zo veel geplande contactmomenten klinkt misschien wat omslachtig en zweverig, maar we zijn juist een nuchtere Rotterdamse praktijk. Dus het hoeft allemaal niet ingewikkeld te zijn of lang te duren. Maar dankzij deze werkwijze beginnen én eindigen we de werkdagdag op één lijn. En blijven we gedurende de dag moeiteloos continu met elkaar in overleg.”