32-38 uur per week
Rijnmond Dokters maakt het voor huisartsen mogelijk om innovatieve en goede huisartsenzorg te realiseren voor alle inwoners van de regio Rijnmond. Ons secretariaat zorgt voor ondersteuning van de organisatie Rijnmond Dokters en onze leden. Zij zijn het kloppende hart van de ondersteuning voor ons managementteam en de directie. Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en ervaren secretaresse die als ontbrekende schakel perfect in ons team past.
Jouw rol
Je bent de spil in het soepel laten verlopen van de ondersteuning voor verschillende managers en hun teams. Samen met je team ga je verder dan alleen de gebruikelijke secretariële taken; je bent een motor achter de organisatie, bijwonend en faciliterend bij diverse vergaderingen en evenementen. Met je luisterend oor en proactieve aanpak ben je van onschatbare waarde voor je collega's. Deze rol biedt de vrijheid om op een unieke manier invulling te geven aan je taken, en elke dag is een nieuwe uitdaging.
- Je beheert de agenda's van de managers.
- Je bereidt vergaderingen van teams, vakgroepen met huisartsen en externe vergaderingen met andere ketenpartners voor en werkt deze uit, inclusief agendabeheer en opvolging van de actiepunten.
- Je bent een van de gezichten richting onze leden, je bent klantgericht, denkt mee en komt bij vragen snel in actie.
- Je bent aanspreekpunt voor de managers.
- Je stelt correspondentie op, zoals brieven en andere zakelijke correspondentie zoals de contracten.
- Je houdt ons CRM-systeem up-to-date.
- Je biedt praktische ondersteuning, zoals het organiseren van een- en meerdaagse bijeenkomsten voor medewerkers.
Wij zoeken iemand die:
- Ruime ervaring heeft in een soortgelijke rol.
- Proactief, stressbestendig en servicegericht is.
- Een dienstverlenende instelling heeft en een luisterend oor biedt.
- Zelfstandig verbanden kan leggen en zowel zelfstandig als in teamverband kan werken.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden heeft in zowel woord als geschrift.
- Initiatiefrijk en doortastend is wanneer de situatie daarom vraagt.
- Accuraat en nauwkeurig werkt en het overzicht bewaart.
- Flexibel is en bereid om af en toe buiten regulieren kantoortijden te werken.
8:30 Aankomst op kantoor:
Je begint de dag met een verse kop koffie terwijl je je mailbox doorneemt. Je checkt de agenda's van het MT om je voor te bereiden op de dag. Je handelt de ingekomen mails af en neemt waar nodig actie.
9.30 -11.00 uur: Vergadering
Een van je teams heeft een vergadering en deze woon je bij. Tijdens de vergadering maak je aantekeningen voor een nog uit te werken verslag, noteer je actiepunten en lever je desgevraagd input.
11:00 – 11.30 uur: Telefonisch overleg:
Er is een afspraak gepland met een leverancier over een lopend project. Je beantwoordt vragen en plant een follow-upgesprek in met de betrokken managers.
11.30 – 12.00 uur: Overleg met je directe collega’s over de weekplanning
12:00 – 12.30 uur: Samen met je collega's geniet je van de lunch.
Na de lunch
Aan het begin van de middag verwelkom je externe bezoekers en beheer je de agenda’s van de managers. Je handelt inkomende telefoongesprekken af, plant afspraken in en handelt verzoeken in je mailbox af.
Je begint aan de voorbereiding van de vergaderingen voor de komende weken. Je stelt agenda’s op, verzamelt de bijbehorende bijlagen en overlegt met de manager over de inhoud. Ook regel je vergaderzalen en catering.
Een van de managers vraagt of je kunt meedenken over een opzet/format voor een nieuw plan.
17.00 Afsluiting van de dag
Je rondt de dag af door de agenda voor morgen te controleren, je werkplek op te ruimen en eventuele lopende zaken met je directe collega's te bespreken. Met een voldaan gevoel sluit je de computer af en vertrek je naar huis.
Elke dag als secretaresse brengt nieuwe uitdagingen en afwisseling, waarbij je een essentiële rol speelt in het soepel laten verlopen van de activiteiten.
Wij bieden
Een warme, dynamische omgeving en een verantwoordelijk takenpakket. Het is een functie waarin je een verschilt kunt maken. We hebben een stevige ambitie als Rijnmond Dokters waarbij je ruimte en kansen krijgt. Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor een jaar met zicht op een vaste aanstelling. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Huisartsenzorg en op basis van een 38-urige werkweek. De functie is ingedeeld in functiegroep 8. Inschaling is afhankelijk van ervaring en opleiding.
