Nieuw HIS: spannend, maar absoluut de moeite waard
Overstappen naar een ander HIS is een ingrijpend project. Hoe zorg je ervoor dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt? Huisartsen Kim Kloppenborg en Henri Praamsma gingen de uitdaging aan en delen hun ervaringen. “We zaten er al lang tegenaan te hikken, ik ben blij dat we deze stap gezet hebben.”
“Ons HIS-systeem voldeed al een poosje niet meer aan onze wensen,” zegt huisarts Kim Kloppenborg (HuisartsKloppenborg in GC Levinas, Rotterdam). “We wilden bijvoorbeeld meer digitale zorg kunnen verlenen en makkelijker met externe partijen kunnen communiceren. Bovendien waren we niet echt tevreden over de helpdesk van onze leverancier. Maar een nieuw HIS is een grote stap, we zaten er al lang tegen aan te hikken. Vorig jaar moest onze hardware vervangen worden, dat triggerde om voor een nieuw HIS te gaan. We hebben ons georiënteerd en collega’s om ervaringen gevraagd. We hoorden positieve verhalen over een bepaalde leverancier, kregen daar een goede offerte en besloten om ervoor te gaan. De hardware hebben we bij een externe ICT-beheerder gekocht.”
Je moet er even doorheen
Het belangrijkste bij zo’n implementatie noemt Kim het enthousiasme van het team. Kim: “Een nieuw systeem betekent een nieuwe workflow, waarbij je afscheid neemt van vertrouwde werkwijzen. Dat is iets waar je doorheen moet, maar je moet er wel allemaal volledig achter staan. We hebben er in ons team veel over gepraat, voor- en nadelen duidelijk besproken. Nadat we met de HIS-leverancier een datum voor installatie hadden afgesproken, kregen we een demo met inlogcodes zodat het hele team zou kunnen oefenen. Met vragen konden we altijd bij de helpdesk terecht. In oktober vorig jaar hebben we de switch gemaakt. Op vrijdagmiddag gingen we naar huis, in het weekend werd alles geïnstalleerd en op maandagochtend wachtte ons de uitdaging van het nieuwe systeem.
De timing was misschien wat onhandig, we hadden die week ook de griepprik. Maar ik dacht ‘aan de slag ermee en in één keer door de pijn heen’. Niet iedereen in ons team zat daar echter op dezelfde manier in. Bij een collega stond het huilen regelmatig nader dan het lachen. Een andere collega kondigde dikwijls aan dat ze haar baan wilde opzeggen. Maar wennen kost tijd en is een kwestie van gewoon doen. Gaandeweg begonnen we de positieve kanten van de nieuwe werkwijze te ervaren.”
Flink gaan oefenen
Ook de praktijk van Henri Praamsma (Huisartsenpraktijk Praamsma, Pernis) stond voor de uitdaging van een nieuw HIS. “Na twintig jaar waren we aardig gewend aan ons oude systeem, maar de leverancier daarvan zou ermee gaan stoppen. Bovendien wilde ik verder met digitalisering van mijn praktijk, een nieuw HIS zou daartoe de eerste stap zijn. Om me heen hoorde ik van collega’s wel eens verhalen over hun overstap. Ik sprak er ook over met het team Digitalisering van Rijnmond Dokters, die ons helpen met de digitaliseringsslag in de praktijk. Mede op basis van hun positieve ervaringen met een bepaalde leverancier heb ik een keuze gemaakt en een goed moment voor de overstap gezocht. Dat was vorig jaar, vlak vóór de zomervakantie. Qua hardware hoefden we alleen te investeren in nieuwe printers.
Ook wij zijn eerst flink gaan oefenen met de demo die we van de leverancier gekregen hadden, dat was natuurlijk erg wennen. De eerste paar maanden werd er dus ook wel wat gemopperd in de praktijk. Maar we hadden geen andere keuze, dat was voor ons hele team wel duidelijk. En uiteindelijk ging de overschakeling snel, mede dankzij het feit dat er geen conversie hoefde plaats te vinden van ons oude systeem. Daarbij heb ik gelukkig een praktijkmanager die het proces goed stroomlijnde.”
Best snel gewend
Beide praktijkteams werken inmiddels heel prettig met hun nieuwe HIS.
Henri: “Ik hoor mijn team er weinig meer over, we zijn best snel gewend aan het nieuwe systeem. Groot voordeel vind ik dat bij dit systeem geen hosting partner vereist is, wat moeite scheelt én kosten. Het proces is eigenlijk wel goed verlopen, ik heb geen spijt van mijn keuze.”
Ook Kim is tevreden. “Takenlijsten en overlegplekken helpen om efficiënter werken, de indeling van het scherm is lekker overzichtelijk. Assistentes hoor ik regelmatig opmerken dat iets ‘toch wel heel handig werkt’. Prettig vind ik dat ik via mijn telefoon inzage heb in het systeem. Dat verbetert de kwaliteit van visites, vind ik. Aandachtspunten zijn er zeker nog. We hebben een verbindingsprobleem met sommige printers dat nog opgelost moet worden, daaraan wordt gewerkt. Binnen ons team houden we het handhaven van de nieuwe workflow op de agenda: het kan soms fijn zijn om je oude vertrouwde werkwijze aan te houden. Maar dit is het moment om de workflow te uniformeren en dat gaat zeker lukken. Al met al ben ik heel tevreden en blij dat we deze stap gezet hebben.”
Tips van Kim en Henri
- Een nieuw HIS heeft veel impact in je praktijk. Betrek je team hier goed bij.
- Begin bijtijds met voorbereidingen, neem de tijd om de instructies van je leverancier op te volgen.
- Plan tijd voor trainingen.
- Heb je zelf geen tijd – of geen praktijkmanager - om het proces te begeleiden? Stel dan iemand in je praktijk aan die het verloop van het proces in de gaten houdt.
- Plan de agenda’s wat minder vol in de eerste weken waarin je met het nieuwe systeem gaat werken.
- Is aanpassing van de hardware in de praktijk nodig? Overleg met je eigen ICT-ondersteuner over aanbod en prijzen.
- Houd rekening met nazorg door de leverancier en maak daar vooraf goede afspraken over.
Ben je ook toe aan een nieuw HIS en zie je op tegen wat daar zoal bij komt kijken?
Het team Digitalisering van Rijnmond Dokters helpt je bij het kiezen van een HIS dat past bij jullie praktijk en toekomstplannen en begeleid je desgewenst bij de overstap. Hier vind je meer informatie en kun je meteen een persoonlijk adviesgesprek inplannen. Zo wordt het kiezen van een nieuw HIS-systeem geen zorg, maar een leuke uitdaging.