Praktijkmanager als strategische ondersteuning voor de huisarts 

Rijnmond Dokters biedt huisartspraktijken ondersteuning op maat. “Met een praktijkmanagementscan brengen we de praktijkvoering op allerlei fronten in kaart”, vertelt Marije. “Daarmee krijgt de huisarts een duidelijk beeld van welke processen beter kunnen. Het helpt ook om goede prioriteiten te stellen. Een praktijkmanager kan bijvoorbeeld strategisch meedenken op HR-gebied. Denk aan het ontwikkelen van een verzuimprotocol of het opstellen van een personeelshandboek. Maar onze praktijkmanagers kunnen ook ondersteunen bij het efficiënter inrichten en borgen van werkprocessen of financiële zaken. Wij kijken op basis van de scan welke praktijkmanager de opdracht vanuit de praktijk het beste kan uitvoeren.”
 

Ondersteuning op strategisch niveau 

De praktijkmanagers van Rijnmond Dokters adviseren en ondersteunen op strategisch niveau. Zo ondersteunt Kimberley momenteel twee huisartspraktijken bij interne communicatie en HR: “Als praktijkmanager heb ik een adviserende rol én help ik bij de uitvoering daarvan. Zo help ik de praktijkhouder om de jaargesprekken goed in te richten en denk ik mee over hoe we de praktijk goed bereikbaar kunnen houden zonder de assistentes te overbelasten. Daarnaast ondersteun ik ook bij processen rondom langdurig verzuim. Bijvoorbeeld met wet- en regelgeving en het opstellen van een plan van aanpak voor het UWV.” 

Praktijkmanagementscan  

Voordat een praktijkmanager kan worden ingezet, voert Rijnmond Dokters een praktijkmanagementscan uit. “De scan bestaat uit vragen, waarmee we zo goed mogelijk proberen te achterhalen waar de ondersteuningsbehoefte ligt”, legt Marije uit. “Omdat de scan over veel verschillende onderwerpen binnen de praktijk gaat, kan dat ook tot veel nieuwe inzichten leiden voor de praktijkhouder. Soms kan bijvoorbeeld een efficiëntere taakverdeling tussen medewerkers, het opleiden van huidige medewerkers of een iets andere agenda-indeling al veel tijdwinst en meer werkplezier opleveren. Er komen onderwerpen en daarmee oplossingsrichtingen aan de orde waar een praktijkhouder zelf niet altijd aan denkt.” 

 Kimberley vult aan: “als praktijkmanager word je voor een bepaalde periode ingezet. We werken ongeveer drie tot zes maanden op de thema’s waar de ondersteuningsbehoefte ligt. Daarop zorgen we dat alles goed wordt geïmplementeerd, zodat alle processen in de praktijk na ons vertrek goed blijven lopen.” 

Op zoek naar de oorzaak van het probleem 

Doordat de praktijkmanagers ook fysiek in de huisartspraktijk aanwezig zijn, ontwikkelen zij inzicht in wat er speelt. Dat maakt het mogelijk om te focussen op de oorzaak van het probleem. In sommige gevallen blijkt dat er meer ondersteuning nodig is dan dat praktijkmanagers kunnen bieden. Bijvoorbeeld op financieel- of ICT-gebied. “Inmiddels is het aanbod van Rijnmond Dokters zó groot dat huisartsen vaak niet precies meer weten wat we voor ze kunnen betekenen”, vertelt Marije. “Omdat de praktijkmanager een goed beeld heeft van de situatie binnen de praktijk, kan zij ook gericht kijken naar welke andere hulpbronnen zij kan inzetten.”  

Goede samenwerking tussen huisarts en praktijkmanager 

Om de samenwerking tussen huisarts en praktijkmanager zo goed mogelijk te laten verlopen, vindt voor de start van de werkzaamheden een klikgesprek plaats. “Als de opdracht helder is, kijk ik welke praktijkmanager hier het beste bij aansluit”, legt Marije uit. “Tijdens het klikgesprek controleren we of beide partijen zich in de omschrijving van de opdracht kunnen vinden en of ze dit traject samen willen aangaan. En uiteraard blijven we flexibel, want ons doel blijft om de huisarts te ontzorgen.”